Factura inteligente: ¿Qué es y para qué se utiliza en México?

En México, la máxima autoridad fiscal responsable de cobrar impuestos es el Servicio de Administración Tributaria (SAT), adscrito a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Esta entidad del gobierno se vale de la tecnología para agilizar todos los trámites y utilizar menos papel, por eso se implementó la Factura Inteligente.

Sin importar que sean grandes o pequeñas, ahora todo tipo de empresa puede trabajar de forma más eficiente, rápida y segura al utilizar la facturación electrónica. Aprendamos en este post de qué tratan exactamente este tipo de documentos digitales, cuáles son las ventajas de utilizarlos y cómo se pueden conseguir para la empresa.

¿Qué es exactamente una Factura Inteligente y para qué sirve?

La factura inteligente o factura electrónica también se le conoce en México como el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) y sustituye las facturas en papel. Gracias a este documento digital, las personas físicas o morales que deben registrar sus ingresos y egresos ante el SAT, pueden hacerlo más fácil y rápido.

También se puede usar para corroborar los gastos del negocio ante el SAT, trasladar o pagar el IVA y conseguir deducciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Usar la factura inteligente incrementa la eficiencia en la gestión de facturas y reduce los errores humanos, como consecuencia, la productividad empresarial también aumenta.

Elementos de una factura inteligente

Las facturas electrónicas en México son generadas por empresas que tienen la autorización del SAT (Servicio de Administración Tributaria), por lo tanto, deben tener ciertos elementos distintivos. Algunos de estos elementos que componen una factura electrónica son:

La Firma Electrónica y un Sello Digital: de esta forma se valida la identidad del emisor del documento.

Tiene que aparecer el Emisor: es decir, mostrar claramente quien es la persona u organización que emite la factura.

Mostrar el Proveedor autorizado: En otras palabras, se debe especificar quién es el que diseña el formato de la factura.

Por otro lado, para que sean válidas las facturas inteligentes en México es necesario que se cumplan ciertos requisitos, los cuales son:

• Es imprescindible que se indique la dirección fiscal del emisor. 
• También es muy importante que aparezca la dirección fiscal del receptor.
• Es posible realizar múltiples CFDI relacionados entre sí.
• Cuando se emiten CFDIs para el público en general, tienen que validarse los datos del campo del emisor. Si se hace a nombre de un tercero, hay que especificar los datos de forma clara.
• En caso de querer cancelar el CFDI, debe especificarse la razón.
• Solo se pueden hacer cancelaciones de comprobantes del período en curso, no de períodos anteriores.
• Si a la factura inteligente se le va a dar un uso diferente por el que se concibió originalmente, tiene que cancelarse y emitir otra.

Ventajas de usar la factura inteligente

Son múltiples las ventajas de digitalizar las facturas y dejar de trabajar con documentos en formato físico como el papel, tanto para el emisor como el receptor. Si estás pensando en migrar a esta tecnología, compartimos contigo las mejores razones para hacerlo pronto.

• Se facilita en gran manera la organización y el acceso a la información, independientemente del lugar o momento que sea.
• Toda la información se puede conseguir de forma online, para descargarla basta con acceder a la plataforma del SAT o de contabilidad de la empresa.
• El proceso de recepción, validación y aprobación de una factura inteligente se automatiza, reduciendo así el tiempo de ejecución o posibles errores humanos.
• Una factura inteligente no se puede falsificar debido a que sus protocolos de seguridad son muy elevados.
• Aunado a lo anterior, usar una factura inteligente garantiza mayor seguridad y credibilidad de la información. Esta cumple con las normativas legales sobre gestión y almacenamiento de datos.
• Corroborar la identidad de la persona que emite el documento es mucho más fácil.
• El proceso para llevar el control de la contabilidad en la empresa es más sencillo e intuitivo. Los datos se analizan más rápido y se pueden tomar mejores decisiones empresariales.
• Se reducen costes y se cuida el medio ambiente al dejar de imprimir documentos en papel.
• Gracias a la tecnología OCR se pueden escanear las facturas físicas y extraer rápidamente la información impresa para procesarlas digitalmente.
• Las facturas inteligentes se pueden integrar rápidamente a los sistemas empresariales tales como el departamento de contabilidad o gestión de compras. De esta manera se puede tener acceso inmediato a las facturas, realizar seguimiento y registrarlas fácilmente. 

Tipos de comprobantes electrónicos que se pueden utilizar

Los documentos electrónicos para realizar trámites de negocios o dejar respaldo de las compras y pagos que se hacen no se limitan a una factura inteligente. Es posible trabajar con diferentes tipos de comprobantes electrónicos para que tu negocio se adapte a los nuevos tiempos y cumpla con los requisitos del SAT. Algunos de estos son: 

• Facturas electrónicas.
• Recibo de Arrendamiento.
• Cartas Porte.
• Recibos de Honorarios.
• Notas de crédito.
• Recibo de Nómina.
• Notas de Cargo y devolución.
• Recibo de pago.
• Formato para gasolineras.
• Recibo de donativo.

¿Cómo puedo generar mis facturas electrónicas?

En la actualidad existen varios sistemas de facturación que puedes contratar en el mercado mexicano para que tu empresa tenga sus facturas inteligentes. Dichas empresas ofrecen sistemas o software de gestión de facturas que generan documentos que tienen todos los datos del cliente. Esto incluye los productos o servicios que ofreces, tus precios, condiciones de venta y cualquier otro dato requerido.

Contar con este tipo de sistemas permite ahorrar tiempo y dinero, los procesos se realizan más rápido y se adaptan a las necesidades de la empresa. Además, se logra integrar la información de contabilidad y facturación de la compañía, por lo que llevar el control de las obligaciones fiscales o documentación es más fácil.

Ahora bien, si lo que buscas es una alternativa gratuita, puedes usar una herramienta que ofrece el SAT y que te permite emitir una factura inteligente. Los pasos para usarla no son complicados y son los siguientes:

• Ingresa al sitio web del SAT. 
• Pulsa donde dice Factura electrónica.
• Ahora debes seleccionar la opción Genera tu factura.
• Pulsa en la opción de versión de la factura que requieres.
• Escribe en los campos correspondientes tu RFC, contraseña y completa el captcha.
• Tendrás que aceptar los términos y condiciones.
• Completa el formulario de la administración de catálogos.
• Proporciona los datos del emisor de la factura.
• Registra los nombres de tus clientes frecuentes.
• Pulsa el botón que indica que se va a generar y sellar la factura.
• Ahora tienes que guardar el archivo XML que se genere y listo.