Conoce cómo realizar la Planilla de Avance de Obra

Los proyectos de construcción implican la coordinación de un gran número de personas, materiales y componentes, por lo tanto la inspección periódica es una parte crucial para garantizar que las obras se desarrollen, según lo previsto. La Planilla de Avance de Obra es uno de los recursos que facilita este tipo de revisiones.

Una obra siempre será sometida a inspecciones, siendo más que necesario entender que estará en constante evaluación para aplicar los correctivos necesarios antes de concluirla y para eso los expertos se apoyan en documentos físicos reportar su progreso.

¿Qué es una Planilla de Avance de Obra?

La Planilla de Avance de Obra es la información que especifica la situación y estado en que se encuentra una obra, las horas hombre y el aspecto financiero que incluye las erogaciones y los compromisos.

También refleja los índices de uso de las diferentes máquinas, la mano de obra o recurso humano y de los equipos que se disponen.

Este reporte se compara con el proyecto y el presupuesto inicial de la obra para poder verificar y detectar los detalles que no se han hecho de acuerdo con lo estipulado. Es necesario descubrir cualquier desviación, para aplicar las acciones correctivas que se requieran.

Este documento contiene los detalles primordiales de la obra, haciendo un resumen de las actividades principales, además se refleja:

• Avance de construcción.
• Programa de fechas clave.
• Cantidad de obras.
• Recursos.
• Costos.
• Estado de diseño del proyecto.
• Estado de abastecimiento.
• Presupuesto y erogaciones.
• Descripción general y características del proyecto.
• Reuniones principales en el mes e informe fotográfico.
• Condiciones meteorológicas.
• Problemas principales.

Como se puede observar en el documento se plasma el progreso físico y financiero del proyecto, incluyendo la lista de ítem de trabajo del contrato de obra.

Se incluye el desarrollo financiero y los que se proyectaron en la planificación admitida  del contratista. La finalidad es presentar un resumen del estado de la construcción en un momento en específico, con elementos, información y datos puntuales y fiables.

Este resumen debe brindar información necesaria que permita realizar un diagnóstico, no solo del aspecto físico, sino del económico de la obra de manera inmediata.

Las revisiones o inspecciones tienen diferentes propósitos a lo largo de la duración de un proyecto, siendo totalmente independiente de la propia supervisión de las obras por parte del contratista. Por lo tanto requieren, entre otros aspectos, de documentos que amplíen la información referente al proyecto.

Registro de Planilla de Avance de Obra

A través del  Sistema de Gestión Pública – SIGEP, efectuar el registro de Planillas de Avance de Obra es simple, una vez que tienes  los datos requeridos, solo debes seguir la siguientes instrucciones:

1- Registrar el anticipo que se establece de forma obligatoria y que corresponde al 20%.

2- Efectuar el respectivo descuento del anticipo financiero. La restitución del anticipo financiero corresponde cuando:

• Se otorga en gestión vigente.
• Se otorga en gestión pasada.

4- Reflejar la Garantía de Cumplimiento de Contrato, corresponde al 7% del costo total del contrato.

5- Proceder al retorno de las garantías.

Marco legal y normativo

El marco legal que rige y reglamenta actualmente el pago de la Planilla de Avance de Obra está contemplada en los siguientes documentos:

• Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).
• Resolución Ministerial N° 262, de 15 de julio 2009, que aprueba el Modelo de Documento Base de Contratación (DBC) para la Contratación de Obras.

Procedimiento para el pago de Planillas de Avances de Obras

Este procedimiento comienza en general cuando se lleva a cabo la firma del contrato para dar inicio a la construcción de cierta obra. Seguidamente se cumplen con algunos requerimientos y una serie de transacciones, que describimos a continuación:

1-Se confiere un anticipo financiero que consiste en el 20% del saldo reflejado en el contrato.

2-Proceda a registrar la Garantía de Cumplimiento de Contrato

3-Realice los pagos correspondientes a cada Planilla de Avance de Obras, cuando los informes de desarrollo de los trabajos estén aprobados por el fiscal de la misma.

4-Recuerde que cada vez que pague, debe descontar el monto que corresponde al anticipo financiero, una cuota cuya cantidad fue estipulada previamente hasta que este anticipo sea devuelto en su totalidad.

Para efectuar el descuento, preste atención al periodo en el cual se le entregó el anticipo:

• Descuento por Amortización de Anticipo otorgado en gestión vigente.
• Descuento por Amortización de Anticipo otorgado en gestión pasada.

5- Devuelva la Garantía de Cumplimiento de Contrato.

Inspección y fiscalización de una obra

La inspección de las obras de construcción se llevará a cabo a medida que progresen, con el objetivo de verificar el cumplimiento de los requisitos de los documentos del contrato.

Un equipo de consultores puede proporcionar los inspectores en el sitio, generalmente empleados de la obra que también deben ser personas foráneas, es decir,  totalmente ajenas al proyecto y que suele representar a la organización o individuo que contrata.

Estos pueden permanecer en el sitio de forma permanente o realizar visitas e inspecciones periódicas.

En los proyectos más grandes, puede ser apropiado tener inspectores de sitio independientes, sobre todo para servicios mecánicos y eléctricos, trabajos estructurales y trabajos arquitectónicos.

También pueden ser necesarias las inspecciones especializadas para aspectos específicos del proyecto tales como:

• La política medioambiental del cliente.
• El plan de gestión de residuos del emplazamiento.
• La accesibilidad.

Los inspectores del sitio independientes pueden proporcionar una evaluación independiente de las obras y generalmente informarán detallada e imparcialmente al administrador del contrato.

Es probable que entre sus actividades frecuentes se note que mantiene un diario del sitio, asiste a las reuniones de la construcción en las que se traten temas referentes al progreso y desarrollo de la misma y produzcan informes escritos con cierta periodicidad.

Tradicionalmente, en los proyectos más grandes se designaba a un secretario de obra para que fuera los ojos y oídos de los consultores, así que generalmente reside en el lugar.

Tenían un poder limitado aparte de inspeccionar, pero se les permitía evaluar y juzgar el trabajo, aún cuando el arquitecto o el administrador del contrato serían los que emitirían las instrucciones finales.

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